1. ALLMÄNT

1.1 Inom Norstedts Förlagsgrupp värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. Den här integritetspolicyn förklarar hur förlaget samlar in och använder personuppgifter för dig som är upphovsperson och/eller uppdragstagare. Den beskriver dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande.

2. VAD ÄR EN PERSONUPPGIFT OCH VAD ÄR EN BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller manuellt. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

3. PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Norstedts Förlagsgrupp AB, org.nr. 556045-7748, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter som utförs av Norstedts Förlagsgrupp. Information om hur du kontaktar oss, finner du längre ned.

4. NÄR SAMLAR VI IN PERSONUPPGIFTER?

4.1 Norstedts Förlagsgrupp samlar in personuppgifter om dig i följande sammanhang, ex. vis om:

• du är upphovsperson (författare eller annan) och vi ömsesidigt avser att ingå ett avtal, alternativt har ingått avtal med dig för hantering av dina immateriella rättigheter
• du är uppdragstagare och vi ömsesidigt avser att ingå ett uppdragsavtal, alternativt har ingått ett avtal med dig för deltagande i vår produktion
• du registrerar dig för någon av våra övriga tjänster. För dessa sammanhang hänvisar vi dig dock till motsvarande integritetspolicy: Norstedts Förlagsgrupp Integritetspolicy

5. VILKA PERSONUPPGIFTER SAMLAR VI IN OCH FÖR VILKET ÄNDAMÅL (VARFÖR)?

5.1 För dig som upphovsperson

5.1.1 Ändamål

För att kunna hantera vår relation med dig och hantera dina immateriella rättigheter.

Vidare behandlar vi ditt namn och dina kontaktuppgifter för kontakt om potentiella uppdrag.

5.1.2 Behandlingar som utförs

• produktion av verket
• utgivning, marknadsföring och distribution av verket med försäljning,
• uppföljning av försäljning och utbetalning av ersättning av verket

5.1.3 Kategorier av personuppgifter

• namn,
• personnummer kan, beroende på avtal, behöva behandlas för att vara säkra på att korrekt kunna identifiera dig och slutföra finansiella åtaganden som royaltyutbetalningar och liknande,
• kontaktuppgifter (adress, e-post och telefon),
• artikelinformation såsom titel, namn, bilder,
• bank och kontouppgifter,
• de eventuella andra uppgifter som lämnas i samband med att du ingår ett avtal eller som du lämnar till oss under avtalets tid för ovan angivna ändamål, inklusive verksinnehåll, verksinformation och bilder

5.1.4 Rättslig grund

Fullgörande av våra åtaganden i anslutning till, alternativt i enlighet med avtal.

För ändamålet att behandla ditt namn och dina kontaktuppgifter för kontakt om potentiella uppdrag är den rättsliga grunden en intresseavvägning.

5.1.5 Lagring och gallring av personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter från insamlandet och så länge avtalet är giltigt. Efter utgången av avtalet, om inget annat uttryckligen överenskommits, raderas alla personuppgifter ur våra system och databaser inom 24 månader om inte betalningsåtaganden kvarstår. Undantag från radering av personuppgifter gäller också för sådant vi behöver spara enligt lag, till exempel enligt bokföringslagen och inkomstskattelagen.

Vi sparar kopior på alla ingångna avtal kopplade till ett verk, samt i den mån uppdragstagare ingår i skapandet av verket även efter avtalets utgång uppgift om ISBN, namn på upphovsperson/uppdragstagare och titel på verket (så kallad artikelinformation) samt i vissa fall även korrespondensen som lett fram till ett verk under den upphovsrättsliga skyddstiden enligt svensk lag.

5.1.6 Kontakt för dina integritetsfrågor

Vid frågor kring integritetspolicyn och personuppgifter kontakta integritetsansvarig på Norstedts Förlagsgrupp genom att e-posta integritet@norstedtsforlagsgrupp.se eller genom att kontakta växeln, 08-769 89 00, och fråga efter Integritetsansvarig.

5.2 För dig som uppdragstagare

5.2.1 Ändamål

För att kunna hantera vår relation med dig och ditt deltagande i vår produktion.

Vidare behandlar vi ditt namn och dina kontaktuppgifter för kontakt om potentiella uppdrag.

5.2.2 Behandlingar som utförs

• produktion såsom inläsning, korrektur, översättning,
• utgivning, marknadsföring och distribution av verket med försäljning,
• utbetalning av ersättning

5.2.3 Kategorier av personuppgifter

• namn,
• personnummer kan, beroende på avtal, behöva behandlas för att vara säkra på att korrekt kunna identifiera dig och slutföra finansiella åtaganden som royaltyutbetalningar och liknande,
• kontaktuppgifter (adress, e-post och telefon),
• artikelinformation såsom titel, namn, bilder,
• bank och kontouppgifter,
• de eventuella andra uppgifter som lämnas i samband med att du ingår ett avtal eller som du lämnar till oss under avtalets tid för ovan angivna ändamål, inklusive verksinnehåll, verksinformation och bilder

5.2.4 Rättslig grund

Fullgörande av våra åtaganden i anslutning till, alternativt i enlighet med avtal.

För ändamålet att behandla ditt namn och dina kontaktuppgifter för kontakt om potentiella uppdrag är den rättsliga grunden en intresseavvägning.

5.2.5 Lagring och gallring av personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter från insamlandet och så länge avtalet är giltigt. Efter utgången av avtalet, om inget annat uttryckligen överenskommits, raderas alla personuppgifter ur våra system och databaser inom 24 månader om inte betalningsåtaganden kvarstår. Undantag från radering av personuppgifter gäller också för sådant vi behöver spara enligt lag, till exempel enligt bokföringslagen och inkomstskattelagen.

Vi sparar kopior på alla ingångna avtal kopplade till ett verk, samt i den mån uppdragstagare ingår i skapandet av verket även efter avtalets utgång uppgift om ISBN, namn på upphovsperson/uppdragstagare och titel på verket (så kallad artikelinformation) samt i vissa fall även korrespondensen som lett fram till ett verk under den upphovsrättsliga skyddstiden enligt svensk lag.

5.2.6 Kontakt för dina integritetsfrågor

Vid frågor kring integritetsfrågor och personuppgifter kontakta i första hand din kontaktperson på förlaget. Du kan också kontakta integritetsansvarig på Norstedts Förlagsgrupp genom att e-posta integritet@norstedtsforlagsgrupp.se eller genom att kontakta växeln, 08-769 89 00, och fråga efter Integritetsansvarig.

6. DATASÄKERHET OCH INTEGRITET

Säkerheten, integriteten och sekretessen kring dina personuppgifter är väldigt viktig för oss. Vi har vidtagit tekniska, administrativa och fysiska säkerhetsåtgärder som är utformade att skydda dina personuppgifter från obehörigt röjande, användning och förändring. Från tid till annan utvärderar vi dessa åtgärder för att utreda behovet av att vidta ytterligare åtgärder eller uppdatera existerande sådana. Vänligen notera att det, trots att vi vidtagit alla rimliga åtgärder, saknas säkerhetsåtgärder som är fullständigt säkra.

7. VILKA KAN VI KOMMA ATT DELA DINA PERSONUPPGIFTER MED?

7.1 Norstedts Förlagsgrupp kan komma att lämna ut dina personuppgifter till koncernbolag, samarbetspartners och andra tredje parter i syfte att fullgöra avtalet med dig eller för fullgörande av avtal med Norstedts Förlagsgrupps leverantörer och samarbetspartners, s.k. personuppgiftsbiträden i områden som IT, betalningar, marknadsföring och distribution.

7.2 Om personuppgifter lämnas ut till personuppgiftsbiträden och som behandlar personuppgifter för Norstedts Förlagsgrupps räkning enligt ovan, ingår vi ett biträdesavtal med denna part. Vi anlitar endast personuppgiftsbiträden som ger tillräckliga garantier om att genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

7.3 När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in och behandlar informationen (t.ex. för att kunna uppfylla våra åtaganden).

7.4 Personuppgifter kan också komma att lämnas ut till självständigt personuppgiftsansvariga, såsom ex. vis. en bank för utbetalning av ersättning eller om det är nödvändigt för att följa gällande lag eller krav från myndigheter, för att tillvarata Norstedts Förlagsgrupps rättsliga intressen eller för att upptäcka, förebygga eller uppmärksamma bedrägerier och andra säkerhets- eller tekniska problem. För denna grupp ingår vi inte ett personuppgiftsbiträdesavtal då de själva styr behandling av personuppgifterna under egna villkor och integritetspolicys.

8. VILKA KAN VI KOMMA ATT HÄMTA DINA PERSONUPPGIFTER FRÅN?

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan (s.k. tredje part). De uppgifter vi kan komma att samla in från tredje part är följande:

• Adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig,

Om sådana uppgifter enligt ovan samlas in, faller de inom ramen för laglig grund och lagringsperiod i enlighet med här beskrivna ändamål.

9. VAR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

9.1 Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES och att alla våra egna IT- system finns inom EU/EES. Om det sker undantag från detta, dvs överföring till ”tredje land” utanför EU/EES, får personuppgiftsbiträdet, såsom personuppgiftsbiträden inom EU/EES, endast ta del av den information som är relevant för ändamålet. Vi säkrar också upp att en skyddsnivå kan upprättas såsom om biträdet vore stationerad inom EU/EES.

9.2 Personuppgifterna kan, efter överenskommelse med dig, komma att överföras till ”tredje land” i fall där rättigheter till ett verk säljs vidare till ett annat land.

10. DINA RÄTTIGHETER

10.1 Du har alltid rätt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig och att få dem rättade. Du kan också kräva att behandlingen av personuppgifterna begränsas om inte behandlingen är en förutsättning för att vi ska kunna uppfylla vårt avtal med dig eller tillhandahålla en tjänst till dig. Vissa av dina uppgifter kan också behöva sparas för att uppfylla skyldigheter enligt lag. Vill du veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig, utnyttja din eventuella rätt till dataportabilitet, invända mot de personuppgifter vi behandlar om dig, invända mot hur vi behandlar dina personuppgifter, invända mot personuppgiftbehandlingar vi gör under den rättsliga grunden intresseavvägning eller om du bara behöver hjälp med något annat kring dina personuppgifter, kontakta oss via de kontaktvägar som anges under Kontakt för dina integritetsfrågor så hjälper vi dig.

10.3 Vi har alltid som mål att du ska känna dig trygg och rättvist behandlad av oss då det gäller din integritet. Vill du framföra klagomål till en tillsynsmyndighet eller undrar något annat om dina rättigheter kring personuppgifter lagrade av oss hittar du kontaktuppgifter till dem här: www.datainspektionen.se

11. UNDANTAG FRÅN GDPR

Följande personuppgiftsbehandlingar är undantagna Dataskyddslagen (GDPR):

• personuppgifter direkt inkluderande i och relaterade till de litterära verken (artikelinformation, källor)
• personuppgifter i anslutning till meddelandefriheten såsom källor,
• behandlingar som förutsättning för försäljning av verken (tex delande av artikelinformation till tredje part såsom Bokinfo, distributörer och återförsäljare,
• behandlingar som förutsättning för spridning av verket (tex. publicering och marknadsföring av verket på våra webbar/via nyhetsbrev/i bokklubbarnas medlemstidningar.

Ovan understöds av följande:

• förhållandet till tryck- och yttrandefriheten regleras i 1 kap. 7 § lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning (”Dataskyddslagen”),
• vidare skall Eus Dataskyddslag, enligt 1 kap. 7 §, dataskyddsförordningen och Dataskyddslagen inte tillämpas i den utsträckning det skulle strida mot tryckfrihetsförordningen eller yttrandefrihetsgrundlagen,
• likväl skall Dataskyddslagen, artiklarna 5–30 och 35–50 i EU:s dataskyddsförordning samt 2–5 kap., inte tillämpas vid behandling av personuppgifter som sker för journalistiska ändamål eller för akademiskt, konstnärligt eller litterärt skapande.

12. FÖRÄNDRINGAR AV INTEGRITETSPOLICYN

Denna integritetspolicy kan komma att justeras från tid till annan. Om Norstedts Förlagsgrupp genomför några väsentliga förändringar informerar vi dig om det.

Integritetspolicyn är publicerad på följande av våra webb-platser. Där kan du också kan läsa vår allmänna Integritetspolicy:

www.norstedts.se

www.rabensjogren.se

www.wahlstroms.se

www.massolit.se

__________________

Senast uppdaterad 2018-12-14

/Norstedts Förlagsgrupp AB